ホームページを公開した後、「保守費」「管理費」「運用費」といった月額費用が発生することがあります。

ただ、実際に何をしてもらっているのか、はっきり把握していないという話もよく聞きます。

「毎月保守費を払っているけれど、ページの修正は別料金だった」

「アクセスレポートは届くけれど、改善提案まではない」

「そもそも保守と運用の違いがよく分からない」

こうした認識のズレが起きる理由の一つは、「保守」「管理」「更新」「運用」といった言葉の使われ方が会社によって少しずつ違うことです。

厳密な共通ルールがあるわけではないので、名称だけを見ても契約内容は分かりません。

そこでこの記事では、ホームページ公開後の仕事を

保守・更新・運用

の3つに分けて整理します。

自社が今どこまでできているのか、制作会社や運用会社に何をお願いしているのかを確認するときの参考にしてください。

保守・更新・運用は、それぞれ目的が違う

まず、大まかに分けると次のようになります。

保守

ホームページを安全に、正常な状態で使い続けるための仕事です。

たとえば、

・サーバーの管理
・ドメインの管理
・SSL証明書の管理
・WordPress本体やプラグインの更新
・バックアップ
・不具合対応
・セキュリティ対応
・フォームなどの動作確認

といったものです。

表に出る変化は少ないですが、ホームページを維持するためには欠かせません。

更新

ホームページに掲載している情報を変える仕事です。

たとえば、

・お知らせを追加する
・文章を書き換える
・写真を差し替える
・実績を追加する
・スタッフ情報を変更する
・営業時間や料金を変更する
・新しいページを追加する

といった作業です。

会社やサービスの変化に合わせて、Webサイト上の情報も変えていきます。

運用

ホームページを事業に役立てるために、状況を確認しながら改善していく仕事です。

たとえば、

・アクセス状況を確認する
・検索流入を分析する
・問い合わせ状況を見る
・ユーザーの行動を確認する
・課題のあるページを特定する
・改善案を考える
・ページを修正する
・修正後の結果を確認する

といった流れです。

更新と似ていますが、違うのは「なぜ変更するのか」です。

単に情報を新しくするのではなく、目的に合わせて改善していくところまで含めて考えます。

保守だけでも、ホームページは公開し続けられる

保守がきちんと行われていれば、ホームページを安全に公開し続けることはできます。

たとえばWordPressを使っているサイトなら、本体やプラグインの更新、バックアップ、セキュリティ対策などが必要になります。

サーバーやドメインの契約が切れれば、当然サイトは表示できなくなります。

つまり保守は、ホームページを使い続けるための土台です。

一方で、保守をしているからといって、サイトの内容が良くなっていくわけではありません。

会社案内が古くても、サービス内容が分かりにくくても、問い合わせが少なくても、サイトそのものは正常に表示できます。

「問題なく表示されている」と「事業に役立っている」は、別の話です。

ここは分けて考えた方が分かりやすいと思います。

更新しているからといって、運用できているとも限らない

では、毎月お知らせを更新していれば「運用している」と言えるでしょうか。

これも、少し違います。

もちろん情報を最新に保つことは大切です。

ただ、

「毎月1本記事を投稿する」

「実績が増えたら追加する」

「依頼された文章を変更する」

という作業だけでは、その変更が成果につながっているかまでは分かりません。

運用では、

「問い合わせを増やしたい」

「採用応募を増やしたい」

「このサービスをもっと知ってもらいたい」

といった目的が先にあります。

そのために、

今どれくらい見られているのか。
どこから来ているのか。
どのページまで見ているのか。
問い合わせにつながっているのか。

を確認する。

その結果を見ながら、必要なところを直していく。

この繰り返しがWeb運用です。

更新はその中の一つの手段と考えた方が分かりやすいでしょう。

「アクセスレポートがある＝運用」でもない

月次レポートを受け取っている企業も多いと思います。

セッション数やユーザー数、ページビュー、検索順位などが並んでいて、

「今月はアクセスが5％増えました」

と説明を受ける。

ここまででも状況把握には役立ちます。

ただ、私がWeb運用で大切だと考えているのは、その先です。

たとえばアクセスが減ったのであれば、

「なぜ減ったのか」

を考える。

検索流入が減ったのか。
広告を止めたのか。
季節要因なのか。
特定のページだけ減っているのか。

逆にアクセスが増えていても、問い合わせが減っているなら別の課題があるかもしれません。

数字を見て終わるのではなく、

確認する。
理由を考える。
必要なら直す。
結果を見る。

というところまで回して、初めてWeb運用になります。

レポート作成そのものが目的になってしまうと、数字は増えてもサイトは何も変わりません。

契約名ではなく「何をしてくれるか」を見る

ここまで読んで、

「うちは運用契約だから大丈夫」

と思った方もいるかもしれません。

ただ、「保守」「管理」「運用」といったサービス名だけで判断するのはおすすめしません。

会社によって範囲が違うからです。

たとえば「保守運用」という名称でも、

・サーバー管理
・WordPress更新
・バックアップ

だけの場合もあります。

一方で、

・月次レポート
・アクセス解析
・改善提案
・ページ修正

まで含まれていることもあります。

逆に「保守」という名前でも、月数回までの更新作業が含まれている場合もあります。

確認したいのはサービス名ではなく、契約の中で何をどこまでやってもらえるのかです。

今の契約を確認するときに見たい項目

現在、制作会社やWeb会社と契約しているのであれば、一度契約内容や見積書を確認してみてください。

少なくとも、次の項目が分かると整理しやすくなります。

サーバー・ドメイン

誰が契約しているのか。

会社名義なのか、制作会社名義なのか。

契約更新は誰が行うのか。

これは、将来的に制作会社を変更するときにも重要になります。

CMSやプラグインの更新

WordPressなどを使っている場合、誰がアップデートするのか。

更新後に表示確認までしてもらえるのか。

不具合が起きた場合の対応範囲も確認しておきたいところです。

バックアップ

バックアップを取っているかだけでなく、

どれくらいの頻度で取っているのか。

どの期間まで戻せるのか。

何かあったときに復旧まで対応してくれるのか。

も確認しておくと安心です。

テキストや画像の修正

文章の変更や写真の差し替えが月額料金に含まれているのか。

月何回まで、何時間まで、といった制限があるのか。

大きなページ追加は別料金になるのか。

このあたりは会社によってかなり違います。

アクセス解析

GA4などを使って、アクセス状況を確認してもらえるのか。

数字をまとめたレポートだけなのか。

そこから課題を分析して、改善案まで出してもらえるのか。

同じ「アクセス解析」でも内容は変わります。

改善提案

改善案を提案してもらえるのか。

提案した改善を実際にサイトへ反映するところまで含まれるのか。

ここまで確認すると、「保守契約」なのか「運用支援」なのかがかなり見えやすくなります。

保守・更新・運用を3段階で考えてみる

自社のホームページが今どの状態なのか、シンプルに3段階で考えてみてもいいと思います。

段階1　保守できている

ホームページは問題なく表示され、セキュリティやバックアップも管理されている。

まずはここが土台です。

段階2　情報を更新できている

会社やサービスの変化に合わせて、掲載情報を適切に変更できている。

古い情報が放置されず、必要な情報が追加されている状態です。

段階3　改善までできている

アクセスや問い合わせなどを確認しながら、必要なページを改善している。

変更後の結果も確認し、次の施策につなげている状態です。

すべての会社が最初から段階3までやる必要はありません。

Webサイトの役割が会社案内中心であれば、保守と必要最低限の更新だけで十分な場合もあります。

一方で、

問い合わせを増やしたい。
採用に活用したい。
新しい顧客を獲得したい。

という目的があるのであれば、保守だけでは足りません。

目的に応じて、どこまで必要なのかを決めればいいと思います。

月額費用の違いは、業務範囲を見ると分かりやすい

ホームページの保守や運用について調べると、月額数千円のサービスもあれば、数万円、場合によってはそれ以上のサービスも出てきます。

価格だけを見ると、かなり差があります。

ただ、その中身を見ると、

保守だけなのか。
更新まで含むのか。
分析まで行うのか。
改善提案まで行うのか。
制作作業まで含むのか。

によって業務量は大きく変わります。

同じ「ホームページ運用」という名前でも、提供している内容が違えば金額も変わります。

安いか高いかを判断する前に、まず業務範囲を比べる方が分かりやすいでしょう。

費用については、このシリーズの後半で改めて整理します。

自社に必要なのは、どこまでなのか

保守、更新、運用。

どれもホームページ公開後に関わる仕事ですが、目的は同じではありません。

保守は、サイトを安全に使い続けるため。

更新は、情報を今の会社の状態に合わせるため。

運用は、ホームページを目的に合わせて改善していくため。

まずは今の契約や社内業務を、この3つに分けてみてください。

「保守は制作会社」

「更新は社内」

「アクセス解析と改善は特に誰もやっていない」

という会社もあるかもしれません。

そこまで整理できれば、次に考えることは、

それぞれの仕事を社内でやるのか、外部へ任せるのか

です。

次の記事では、Web運用を内製する場合と外注する場合、それぞれの特徴と役割分担について考えます。